情報を伝わる魅力的な箇条書きの作り方 ～短く魅力的に伝える箇条書きの技術～

今日のビジネスシーンでは、情報をわかりやすく伝える力が重要視されています。
その中で、箇条書きは簡潔かつ効果的な情報伝達手段として注目されています。

このブログでは、箇条書きの重要性や活用方法について、構造化、物語化、メッセージ化の観点から詳しく解説しています。
箇条書きをうまく活用することで、相手に的確にメッセージを伝えられるようになるでしょう。

1. 箇条書きの重要性

箇条書きはビジネスシーンで非常に重要なツールです。世界中で広く使われていますが、なぜ日本では軽視され、教えられないのでしょうか？

『超・箇条書き』の著者である杉野幹人氏は、自身のキャリアを通じて箇条書きの重要性を認識したと言います。

箇条書きは情報を簡潔にまとめて効果的に伝えることができるため、ビジネスにおいて非常に効果的な情報伝達ができます。

1.1 なぜ箇条書きが重要なのか？

箇条書きの重要性には以下のような理由があります：

1. 情報の簡潔なまとめ: 箇条書きは長い文章を短いフレーズやポイントにまとめることができます。これにより、読み手にとって重要な情報を素早く理解しやすくなります。

2. 効果的な情報伝達: 簡潔な箇条書きは、忙しい人に対しても効果的な情報伝達ができます。時間が限られている相手にも要点を明確に伝えることができるからです。

3. 見やすさと理解しやすさ: 箇条書きは見やすく、項目ごとに明確な区切りがあります。項目ごとにまとめられた情報を読み手が一度に理解しやすいため、短時間で全体像を把握することができます。

1.2 構造化された箇条書きの重要性

構造化は、伝える際に全体像を短時間で理解できるようにする技術です。
上司への報告などは、上司に時間に制約のある中で重要なポイントを素早く把握してもらう必要があります。
そのためには、要点を明確に整理し、見やすい形でまとめることが重要です。

具体的な例として、新入社員Aさんの営業目標を報告する箇条書きを挙げてみます。
ダメな箇条書きの例では、目標や改善策がただ羅列されており、全体像が見えにくくなっています。
一方、構造化された箇条書きでは、3つの問題点と2つの対応策が明確にまとめられ、一目で把握することができます。

このように、構造化された箇条書きは効果的な情報伝達手段となります。
ビジネスにおいては、相手の関心を引きつけるために要点を明確化し、見やすい構造で伝えることが重要です。

次のセクションでは、構造化に加えて、物語化やメッセージ化といった箇条書きの技術について詳しく説明します。
さらに、箇条書きを上手に活用するための具体的なテクニックも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

2. 構造化の技術

構造化とは、相手が一瞬で全体像を理解できるようにすることです。

ダメな箇条書きは、一つ一つの文はわかりやすいものだったものの、全体として何が大切なのかがわかりにくいのです。
全体像が見えないと、相手はその内容に興味を持たず、読む気になりません。

そこで、「構造化」のコツを活用して、相手が一瞬で全体像を把握できるようにしましょう。以下に構造化のコツをいくつか紹介します。

自動詞と他動詞の使い分け

自動詞と他動詞の使い分けは、文章をより明確にするための大切なポイントです。
自動詞は主語が自らの動作を行う動詞であり、他動詞は主語が他の人や物に対して動作を行う動詞です。

例えば、「落ちる」と「落とす」の使い分けを考えると、自動詞の「落ちる」は物事が自然に何かから落ちる動作を示します。
一方、他動詞の「落とす」は、自分が何かを落とすという意味合いがあります。

自動詞と他動詞を使い分けることで、文の意図がより明確になり、相手に伝わりやすくなります。

直列と並列で時間軸を整える

文章の中で時系列や順序を表現する場合、「直列」と「並列」を使い分けると、時間軸を整理しやすくなります。
直列は1つの出来事が順番に続く構造を表し、並列は複数の出来事が同時に進行している構造を表します。
時間軸が整理されると、相手はストレスなく文章を読むことができます。また、自分自身も長くなりがちな文章を整理する際に役立ちます。

ガバニングで引き出しをつくる

「ガバニング」とは、「頭出しのまとめ」のことです。
「今回お伝えしたいことを３つあります。」など数を挙げます。
「５つの問題が議論された」とか「３つの対応が決まった」などと数を示すだけで、かなり読みやすくなります。
数で、文章中に引き出しを作ることができます。引き出しを作ることで、相手に対して情報を提示しやすくなります。

有名な起業家のスティーブ・ジョブズは、ガバニングの達人として知られています。
彼はプレゼンテーションの中でこの引き出しを作り、情報を効果的に伝えることで魅力的なプレゼンを行っています。
文章中に引き出しを作り、情報を的確に伝えることで、相手を引き込むことができます。

これらの構造化のコツを活用することで、文章が一層分かりやすくなり、相手に共感や興味を持ってもらうことができます。構造化の技術を使いながら、箇条書きを魅力的に伝えることができるようになりましょう。

3. 物語化の技術

文章をより魅力的かつ生き生きとさせるために、物語化の技術を使用することが重要です。読者の関心やコンテキストに合わせて、魅力的な情報を提供するためには、文章の構成に工夫が必要です。

文脈を考慮した箇条書きの作成

物語化を実現するためには、相手の状況やコンテキストを考慮し、箇条書きを作成する必要があります。ただ単に情報を並べるだけではなく、関心を引く内容にすることが重要です。

フックの作成

物語化を成功させるためには、フックを作ることが必要です。フックとは、読者の関心を引きつける要素や興味を引く情報のことを指します。読者が期待していることや関心を持つことを考慮して、イントロを工夫することでフックを作り出すことができます。

具体的な例

以下は物語化の技術を取り入れた具体的な箇条書きの例です。

• 営業成績の目標は売上3億円
• 昨年の営業成績は1億円にとどまり、特に大口や中堅の顧客向けの営業が上手くいかなかった
• 改善策として4つのアプローチを取る
• 大口の顧客には、先輩社員の協力を得て価格交渉し、販売単価を上げる
• 中堅の顧客には、関連商品の提案を行い、販売数を伸ばす
• 小口の顧客には、今まで通りのコンタクトを継続し、販売を推進する
• 超小口の顧客にも、今まで通りのコンタクトを継続し、販売を推進する
• 結果として、目標の営業成績として売上3億円を達成

以上のように、物語化は具体的な箇条書きを魅力的で生き生きとさせるための技術です。読者の関心を引くためには、文脈を考慮した箇条書きの作成やフックの作成が重要です。物語化の技術を活用することで、効果的な情報伝達が可能となります。

4. メッセージ化の技術

箇条書きの技術の最後の要素は「メッセージ化」です。メッセージ化は、「スタンスをとる」ことが重要です。「で、それが何？」と終わってしまうような箇条書きは避けるべきです。

メッセージ化のコツ１: 「隠れ重言」を排除する

メッセージを伝える際に、同じことを繰り返してしまうことがあります。これを「隠れ重言」と呼びます。隠れ重言は箇条書きの効果を損なってしまいます。メッセージを明確にするために隠れ重言を避けましょう。

メッセージ化のコツ２: 「否定」で退路を断つ

メッセージを強くするためには、「否定」を使うことが有効です。例えば、「AよりもB」という表現を使用することで、明確な選択肢を示すことができます。

また、ソニーの「開発18か条」のように、「AからBになる」という表現も効果的です。これにより、具体的な目標や変化を設定することができます。

メッセージ化のコツ３: 形容詞や副詞は「数字」に変える

メッセージを具体的にするためには、形容詞や副詞を「数字」に変えることが有効です。例えば、「非常に大きい」という表現ではなく、「1000人以上」という具体的な数字を使用することで、メッセージがより鮮明になります。

メッセージ化の技術を習得することで、箇条書きの効果を最大限に引き出すことができます。是非、この技術を活用して効果的なメッセージを伝えることを目指しましょう。

この技術を実践するためには、具体的な例やテクニックを学ぶことが大切です。次章では、箇条書きをさらに使いこなすための実践例とテクニックを紹介します。

5. 実践例とテクニック

箇条書きの技術を実践するためには、いくつかのテクニックがあります。以下は実践例とテクニックです。

テクニック1: 伝えたいポイントを明確にする

箇条書きを使う際には、伝えたいポイントを明確にすることが重要です。どの情報が最も重要かを考え、それにフォーカスしましょう。相手が一瞬でポイントを理解できるようにするために、ポイントを強調することもおすすめです。

テクニック2: 体言止めを使う

箇条書きでは、文を短くまとめることが求められます。その際には、体言止めを使うことで言いたいことを簡潔に表現することができます。ただし、使いすぎると文脈が不明瞭になるため、注意が必要です。

テクニック3: 直列と並列を使い分ける

箇条書きを使う際には、項目を直列と並列で使い分けることで情報の整理がしやすくなります。順番に関連性がある場合は直列を使い、それ以外の場合は並列を使いましょう。

テクニック4: 物語化する

箇条書きに物語性を持たせることで、情報を視覚化しやすくなります。具体的なイメージやストーリーを使い、相手の興味を引くような情報を盛り込むと効果的です。

テクニック5: 固有名詞を使う

箇条書きで具体的な情報を伝えるためには、固有名詞を使うことが有効です。固有名詞を使うことで、情報が明確で、相手がイメージしやすくなります。

以上が実践例とテクニックの一部です。箇条書きの技術を使いこなすためには、継続的な実践と研究が必要です。ぜひこれらのテクニックを取り入れて、短く魅力的に伝えるスキルを磨いていきましょう。

まとめ

この記事では、箇条書きの重要性、構造化、物語化、メッセージ化といった技術を紹介しました。箇条書きは単なる羅列ではなく、読み手に分かりやすく、印象深く訴えかけるために工夫が必要です。
具体的な例や実践テクニックを通して、箇条書きを有効に活用する方法を書いてみました。これらの技術を使って、あなたも簡潔で魅力的な箇条書きを作成することができるでしょう。ビジネスシーンでの情報発信において、箇条書きのスキルはさらに重要になっていきます。

まりん

会社員　２児のママ

家族構成：夫と男の子と女の子の双子の4人家族
趣味：読書　アウトドア活動　料理
2023年に一家で移住。 子育てや日常生活、お気に入りのものや暮らしの工夫などを紹介するライフスタイルブログです。日々の小さな喜びや発見を共有し、読者の皆さんと一緒に成長していけたらと思います。よろしくお願いいたします。